Het verstrekken van werkkleding aan werknemers kan een slimme manier zijn voor werkgevers om hun personeel passend en herkenbaar te kleden. Maar welke regels gelden er precies als een werkgever werkkleding wil vergoeden of ter beschikking wil stellen? De Belastingdienst heeft hier duidelijke richtlijnen voor, en recent zijn deze vernieuwd. In deze blog nemen we een kijkje naar de mogelijkheden en voorwaarden voor het verstrekken van werkkleding zonder dat dit voor de werknemer belast wordt.
Vergoeding of verstrekking van kleding: Wat zijn de regels?
De hoofdregel is dat het vergoeden of verstrekken van kleding door een werkgever in principe belast is voor de werknemer. Vergoedt een werkgever kleding die de werknemer zelf heeft gekocht of verstrekt hij deze? Dan wordt dit aangemerkt als loon en moet hierover belasting worden betaald. Dit geldt ook als de werkgever de reinigingskosten van deze kleding vergoedt.
Er is echter een uitzondering: werkgevers kunnen deze kosten opnemen in de werkkostenregeling (WKR), waarbij het loon onder de vrije ruimte kan vallen. Wordt de vrije ruimte overschreden? Dan betaalt de werkgever een eindheffing van 80%.
Werkkleding ter beschikking stellen
Als de kleding eigendom blijft van de werkgever en aan specifieke voorwaarden voldoet, kan deze onbelast ter beschikking worden gesteld aan de werknemer. Om dit te kunnen doen, moet voldaan worden aan twee voorwaarden:
- De kleding moet werkkleding zijn.
- De kleding moet op de werkplek gedragen worden.
Wanneer de kleding niet aan deze voorwaarden voldoet, wordt deze alsnog als loon aangemerkt, en kan de werkgever dit als eindheffingsloon aanwijzen.
Wat valt onder werkkleding?
Werkkleding is gedefinieerd als kleding die specifiek voor werk is bedoeld. Dit kan op drie manieren worden vastgesteld:
- (Bijna) alleen geschikt voor werk
Denk aan een uniform van een politieagent of een overall in de bouw.
- Kleding met duidelijk zichtbare bedrijfslogo’s
De logo’s moeten een oppervlakte hebben van ten minste 70 cm².
- Kleding blijft achter op de werkplek
Als de kleding niet mee naar huis wordt genomen en alleen op de werkplek wordt gedragen.
Uniformen en overalls
Uniformen en overalls vallen onder werkkleding wanneer een groep werknemers dezelfde kleding draagt die direct geassocieerd wordt met een bedrijf of beroep. Denk aan politie, brandweer of horeca. Deze kledingstukken hoeven niet afzonderlijk herkenbaar te zijn, zolang ze onderdeel uitmaken van een uniform.
Reinigingskosten vergoeden
Als de kleding voldoet aan de regels voor een nihilwaardering, kan een werkgever ook de reinigingskosten onbelast vergoeden. Dit wordt gezien als een vergoeding voor intermediaire kosten, dus geen loon voor de werknemer.
Werkkleding en de arbeidsomstandighedenwet
Soms schrijft de Arbeidsomstandighedenwet voor dat bepaalde kleding noodzakelijk is, zoals veiligheidsschoenen. Als de werkgever deze kleding vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, wordt dit ook gezien als werkkleding. In dat geval is de werknemer geen eigen bijdrage verschuldigd, en blijft de vergoeding onbelast.
- Voorbeeld 1
Een sportclub stelt kleding en schoenen beschikbaar met een logo van 50 cm². Dit is niet voldoende om als werkkleding te kwalificeren, omdat het logo kleiner is dan 70 cm². Ook roept de kleding buiten het werk geen directe associatie op met het bedrijf. De verstrekking is dus belast. - Voorbeeld 2
Een werknemer krijgt €120 om een broek te kopen voor werk. De broek blijft niet op de werkplek achter, en de werknemer bezit deze kleding. Hierdoor geldt de €120 als loon. Zelfs als de kleding uitsluitend voor werk wordt gedragen, geldt het alleen als werkkleding als het op de werkplek achterblijft. - Voorbeeld 3
Een modewinkel stelt kleding ter beschikking aan haar werknemers. De kleding moet verplicht gedragen worden op de werkplek. De werknemer mag de kleding niet mee naar huis nemen. Omdat de werknemer de kleding alleen draagt op de werkplek en de kleding daar achterblijft, is de nihilwaardering van toepassing.
Conclusie: let op de details
Werkkleding kan onder specifieke voorwaarden onbelast worden verstrekt of vergoed door een werkgever. Het is belangrijk om te weten of de kleding als werkkleding kwalificeert, bijvoorbeeld door het aanbrengen van een voldoende groot logo of door ervoor te zorgen dat de kleding op de werkplek blijft. Het is daarnaast verstandig om bij twijfel overleg te voeren met de Belastingdienst, vooral als u niet zeker weet of bepaalde kleding als werkkleding kan worden aangemerkt.
